Como automatizar a cobrança e o repasse do aluguel sem perder o controle do dinheiro

Todo mês, a mesma maratona: gerar os boletos, mandar para cada inquilino, conferir o extrato, descobrir quem pagou, calcular a parte de cada proprietário, fazer os Pix, guardar os comprovantes, responder ao dono que pergunta «já caiu?».

Automatizar isso é possível — mas muita gente tem receio, com razão: quando o dinheiro é de terceiros, automação sem controle é risco. Um repasse para a chave errada, uma cobrança que não deu baixa, um valor que ficou parado sem ninguém perceber.

Este artigo mostra como automatizar a cobrança e o repasse do aluguel sem perder de vista onde está cada real.

Primeiro princípio: o dinheiro fica na sua conta

Antes de escolher qualquer ferramenta, responda: por onde o dinheiro passa?

Há sistemas que recebem o aluguel numa conta deles e depois repassam. É prático, mas o dinheiro dos seus proprietários fica, por alguns dias, na mão de terceiros — e, se um dia você quiser sair, precisa negociar a saída.

O caminho mais seguro é o inverso: o inquilino paga numa conta sua — no Asaas, no Mercado Pago ou no seu banco — e o sistema só organiza: gera a cobrança, percebe o pagamento, calcula as partes e manda os repasses. É assim que o Locarë funciona: ele nunca fica com o dinheiro. Se você sair, a conta e o saldo continuam seus.

As quatro etapas que dá para automatizar

1. Gerar e enviar a cobrança

Cada contrato já diz o valor, o vencimento e os encargos (condomínio, IPTU, taxas). Não há por que digitar isso todo mês. Um bom sistema gera a cobrança alguns dias antes do vencimento — nem cedo demais, nem em cima da hora — com boleto e Pix, e manda por e-mail ao inquilino, que também a encontra no portal ou no app.

2. Dar baixa quando o inquilino paga

Com uma conta de pagamento integrada (Asaas ou Mercado Pago), o provedor avisa o sistema no instante em que o pagamento entra, e a cobrança vira «paga» sozinha.

O controle está no detalhe: e se o aviso do provedor não chegar? Acontece. Por isso o Locarë também confere, todo dia, as cobranças em aberto direto no provedor — e, se encontra um pagamento que não tinha sido avisado, dá a baixa e registra que o aviso falhou, para você saber.

Se você usa o boleto do seu próprio banco, a baixa vem pelo extrato ou pelo arquivo de retorno da cobrança. (Veja aluguel com o boleto do próprio banco.)

3. Calcular a parte de cada um

O valor pago se divide: a parte do proprietário (ou dos proprietários, quando o imóvel tem vários donos), a taxa de administração da imobiliária, às vezes a comissão de um corretor parceiro. Isso precisa sair da regra do contrato, não de uma conta feita na hora.

E tem o caso que quase todo mundo esquece: o inquilino que paga atrasado. Ele paga o aluguel mais a multa e os juros — e esse valor a mais precisa ter destino. No Locarë você escolhe a regra (repartir como o aluguel, tudo para o proprietário ou tudo para a imobiliária), como padrão e, se preciso, contrato a contrato. Sem regra, esse dinheiro fica parado no saldo, sem ninguém notar.

4. Fazer o repasse

Há dois jeitos, e dá para escolher por proprietário:

• Na origem (split): com o Asaas, se o proprietário também tem conta lá, a parte dele é separada no próprio pagamento e cai direto na conta dele. O dinheiro nem passa pela sua.
• Por Pix, depois que o pagamento é liberado: o sistema manda a parte do proprietário para a chave Pix dele, assim que o provedor libera o valor.

Em todos os casos, o proprietário vê o repasse no portal dele, com o comprovante.

Onde a automação costuma falhar — e como não perder o controle

Automação boa não é a que nunca falha; é a que mostra quando falhou. Os pontos de atenção:

• Chave Pix faltando ou errada. O repasse não pode sair «para lugar nenhum». No Locarë, ele fica aguardando a chave, aparece em vermelho no Painel e sai sozinho quando a chave é cadastrada.
• Limite diário de Pix do provedor. Em carteiras maiores, o limite de transferências do dia pode ser atingido. O repasse que não coube fica para o dia seguinte — e o sistema tenta de novo, sem você precisar lembrar.
• Repasse que falhou. Cada repasse tem a situação (pendente, enviado, falhou) e, quando falha, o motivo que o provedor devolveu e o que fazer.
• Pagamento feito por fora. O inquilino pagou em dinheiro ou fez um Pix direto na sua chave? Registre como «recebido por fora»: a cobrança fica paga, o boleto é cancelado (para ele não pagar duas vezes) e o repasse fica sob o seu controle, com o comprovante anexado.
• Dinheiro recebido e não repassado. Um quadro de «repasses em atraso» lista cada cobrança paga cujo repasse ainda não saiu — para nada ficar esquecido no saldo.

E, por baixo de tudo, a trilha: cada cobrança, baixa, repasse, perdão de multa e mudança de regra fica registrada com data, hora e quem fez. É ela que responde ao proprietário quando ele pergunta «o que aconteceu com o aluguel de março?».

Um mês típico, automatizado

1. Cinco dias antes do vencimento, as cobranças do mês são geradas e enviadas.
2. Os inquilinos pagam por Pix ou boleto; cada pagamento dá baixa sozinho.
3. Quando o provedor libera o dinheiro, os repasses saem — na origem ou por Pix.
4. Quem atrasou recebe o lembrete; quando paga, a multa e os juros seguem a regra que você definiu.
5. No Painel, só aparece o que precisa de você: um repasse sem chave, um pagamento por fora para registrar, um atraso para cobrar.
6. No fim do mês, a prestação de contas de cada proprietário sai em PDF e Excel. (Veja prestação de contas ao proprietário.)

O trabalho deixa de ser fazer cada etapa e passa a ser conferir as exceções.

Por onde começar

Não precisa automatizar tudo de uma vez. Um caminho seguro:

1. Comece gerando as cobranças pelo sistema e dando baixa pelo extrato.
2. Conecte a conta de pagamento (Asaas ou Mercado Pago) em alguns contratos e acompanhe as baixas automáticas por um mês.
3. Cadastre a chave Pix dos proprietários e ligue o repasse automático.

O Locarë tem 3 meses de teste grátis, sem cartão, e um modo de ensaio para testar o caminho inteiro com dados fictícios antes de usar com dinheiro de verdade.

Veja também: cobrança e repasse no Locarë, cobrança de aluguel por boleto e Pix e o inquilino atrasou: o que fazer.