Como administrar 50 apartamentos de um único proprietário

Um proprietário, um prédio, cinquenta apartamentos. Parece simples: um dono só, um endereço só. Na prática, são cinquenta contratos com datas diferentes, cinquenta inquilinos, cinquenta vencimentos todo mês, reajustes espalhados pelo ano, vagas de garagem, seguro do prédio, manutenção das áreas comuns — e um proprietário que quer saber, com frequência, «como está o prédio?».

Esse é o dia a dia da gestão patrimonial: administrar o patrimônio imobiliário de uma pessoa ou de uma família, com organização de empresa. Este artigo mostra como estruturar essa operação para ela caber na rotina — e não na memória de quem administra.

O que muda quando são 50 unidades

Com cinco apartamentos, dá para lembrar de tudo. Com cinquenta, aparecem problemas que a planilha não resolve:

• Reajustes espalhados. Cada contrato faz aniversário num mês. Sem um calendário que avise, algum reajuste passa — e aluguel sem reajuste é dinheiro que o proprietário não recebe mais.
• Vencimentos de contrato. Contratos terminam em datas diferentes; renovar, prorrogar ou anunciar o apartamento exige antecedência.
• Inadimplência diluída. Dois ou três atrasos num mês de cinquenta cobranças passam despercebidos sem uma lista clara de quem deve e há quanto tempo.
• Unidades vagas. Cada mês com apartamento vazio é aluguel perdido; o ideal é saber com antecedência quem vai sair.
• Prestação de contas. O proprietário quer um relatório, não uma conversa: o que entrou, o que saiu, o que está pendente.

Uma ficha por unidade, um contrato por unidade

O primeiro passo é tratar cada apartamento como um imóvel — com endereço, fotos, documentos, vagas de garagem, contas de luz, água e gás — e cada locação como um contrato próprio, com valor, vencimento, garantia (caução, fiança ou seguro-fiança) e índice de reajuste.

Os contratos que já estão em andamento entram como estão: com a data em que foram assinados e o último reajuste aplicado, sem cobrar nada do passado. Não é preciso esperar o próximo inquilino para começar a usar um sistema.

A rotina mensal no automático

Com os contratos cadastrados, o mês deixa de começar do zero:

1. As cobranças são geradas alguns dias antes do vencimento, com boleto e Pix — na conta do próprio proprietário ou do gestor (Asaas, Mercado Pago) ou pelo boleto do banco que ele já usa.
2. O pagamento dá baixa sozinho (ou pelo extrato do banco).
3. Quem atrasa recebe o lembrete; multa e juros são calculados pelas regras de cada contrato.
4. No Painel, aparece só o que precisa de atenção: atrasos, reajustes a aplicar, contratos vencendo.

(Veja em detalhe: como automatizar a cobrança e o repasse do aluguel.)

Os reajustes à vista

Com cinquenta contratos, o reajuste merece uma tela própria: a lista dos próximos 180 dias, com quantos dias faltam para cada aniversário, o índice do contrato (IGP-M, IPCA, INPC ou IGP-DI) e o valor novo calculado. Dá para avisar o inquilino com antecedência e gerar o termo aditivo para assinatura.

Muitas vezes o proprietário quer aprovar cada reajuste antes. Ver o prazo de cada um, com cor — verde, âmbar perto de 40 dias, vermelho perto de 15 —, é o que permite pedir esse «ok» a tempo. (Mais em como calcular o reajuste do aluguel.)

Vacância: saber antes

O inquilino avisou que vai sair? Registre a data de entrega das chaves: o apartamento passa a aparecer como «vagando», o proprietário é avisado e o imóvel pode ir para a vitrine de anúncios com «disponível a partir de» — antes de ficar vazio.

O prédio também é patrimônio

Num prédio de um dono só, há coisas que não são de nenhum apartamento em particular:

• Garagem: quem usa cada vaga, que veículo cabe em qual, que vaga fica livre quando um contrato termina. (Veja controle de vagas de garagem.)
• Seguros: a apólice do prédio e as de cada unidade, com a linha do tempo da cobertura — para saber se houve período sem seguro.
• Manutenção: chamados que os inquilinos abrem pelo portal, com orçamento aprovado pelo proprietário, e as manutenções programadas do prédio (dedetização, limpeza da caixa d'água) com alarme antes da data.

Prestação de contas que o proprietário entende

No fim do mês (ou do período que ele preferir), o proprietário recebe um relatório em PDF — com a marca de quem administra — e uma planilha Excel: o que cada unidade rendeu, o que foi repassado, as despesas do período e o que está em aberto. (Veja prestação de contas ao proprietário.)

E ele pode acompanhar pelo portal do proprietário: cada aluguel com a situação — pago, a caminho, recebido ou em atraso — e os comprovantes. O portal é só para ver; quem lança e decide é quem administra.

Por onde começar

1. Cadastre o prédio unidade por unidade, com os contratos que já existem.
2. Ligue a cobrança pelo provedor (ou pelo boleto do banco) em alguns contratos e acompanhe um mês.
3. Configure o aviso de reajuste e a prestação de contas.

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